Ons Privacybeleid

Informatie die wij verzamelen

Wij kunnen persoonlijke en gebruiksgegevens verzamelen wanneer u onze website bezoekt, een account aanmaakt of gebruikmaakt van onze diensten. Dit kan onder andere omvatten:

• Naam, e-mailadres en contactgegevens
• Bedrijfsinformatie (teamgrootte, sector, functie)
• Facturatie- en betalingsgegevens bij een abonnement
• Project- of workflowgegevens die u uploadt of aanmaakt binnen ons platform
• Technische informatie zoals IP-adres, apparaat en browsertype
• Gebruiksgegevens, zoals bezochte pagina's, gebruikte functies en interacties met onze applicatie

Hoe wij uw informatie gebruiken

Wij kunnen uw gegevens gebruiken om:

• Onze AI-gestuurde automatiseringsdiensten te leveren, beheren en verbeteren
• Uw ervaring te personaliseren en relevante aanbevelingen te doen
• Met u te communiceren over uw account, productupdates en promoties
• Inzichten en analyses te genereren om productiviteit en workflows te optimaliseren
• Transacties, abonnementen en betalingen veilig te verwerken
• Te voldoen aan wettelijke verplichtingen en frauduleuze activiteiten te voorkomen

Google-gebruikersgegevens

Helvaro biedt een optionele koppeling met Google Agenda. Helvaro werkt prima zonder, en geen enkele andere functie hangt ervan af. Dit hoofdstuk geldt alleen als je je agenda zelf hebt gekoppeld.

Wat we vragen

• Je e-mailadres en basisprofiel Zodat het dashboard toont welk Google-account gekoppeld is en je niet per ongeluk de verkeerde agenda koppelt.
• Afspraken in je agenda beheren Om een afspraak die via Helvaro geboekt wordt in je agenda te zetten, en om die aan te passen of te verwijderen wanneer ze verplaatst of geannuleerd wordt.
• Je agenda lezen Om te controleren of je vrij bent op een voorgesteld moment, zodat de agent nooit een slot aanbiedt waarop je al bezet bent, en om je bestaande afspraken naast die van Helvaro te tonen in de agendaweergave.

Wat we bewaren, en wat niet

Van je Google-account bewaren we drie dingen: een vernieuwingstoken zodat je niet bij elke afspraak opnieuw moet inloggen, het e-mailadres van het gekoppelde account en het agenda-ID van de agenda die je gekozen hebt.

De inhoud van je agenda bewaren we niet. Open je de agendapagina, dan halen we je afspraken op dat moment bij Google op en sturen we ze rechtstreeks door naar je browser. Ze worden nooit in onze database geschreven, nooit gearchiveerd en nooit gebruikt voor iets anders dan het tonen van die ene weergave. Sluit je de pagina, dan blijft er niets achter.

Afspraken die je als privé hebt gemarkeerd, tonen we zonder titel, alleen als “Bezet”. Dat een moment bezet is, hebben we nodig om dubbele boekingen te voorkomen. Waarom het bezet is, gaat Helvaro niets aan.

Afspraken die Helvaro in je agenda aanmaakt, bevatten enkel een titel, een omschrijving, een begin- en eindtijd en een tijdzone.

Hoe we het beschermen

Het vernieuwingstoken wordt versleuteld voor het wordt opgeslagen (AES-256-GCM). In onze database bestaat het dus alleen als cijfertekst. De sleutel wordt apart bewaard en staat niet in de database. Lukt het versleutelen om welke reden dan ook niet, dan weigert Helvaro het token op te slaan in plaats van het onversleuteld weg te schrijven.

De toegang is afgeschermd per klant: een account komt alleen bij zijn eigen agendakoppeling, nooit bij die van een andere klant van Helvaro.

Met wie we het delen

Met niemand. Je Google-gegevens worden niet verkocht, niet verhuurd, niet gebruikt voor advertenties, niet gebruikt om AI of machinelearningmodellen te trainen en niet gedeeld met derden, behalve waar de wet ons daartoe verplicht.

De inhoud van je agenda gaat nooit naar een AI-model. De agent verneemt enkel of een moment vrij is, niet wat er in je agenda staat.

Ontkoppelen en verwijderen

Je kan op elk moment ontkoppelen via Instellingen › Google Agenda › Ontkoppelen in je Helvaro-dashboard. Helvaro trekt de toestemming dan ook bij Google in en wist het token en het e-mailadres uit onze database. Afspraken die al in je agenda staan, blijven staan. Die zijn van jou.

Je kan de toegang ook rechtstreeks bij Google intrekken via myaccount.google.com/permissions.

Limited Use

Het gebruik door Helvaro van informatie ontvangen via Google API's volgt het Google API Services User Data Policy, met inbegrip van de Limited Use-vereisten.

AI-agents en de Europese AI-verordening

Helvaro is een AI-systeem dat rechtstreeks met mensen praat. Verordening (EU) 2024/1689, de AI-verordening, stelt daar transparantie-eisen aan. Die eisen gelden sinds 2 augustus 2026. Hieronder staat hoe wij ze invullen.

Je praat met een AI

Zowel de agent op deze website als de agent op WhatsApp maakt bij het eerste bericht duidelijk dat je met een AI praat, niet met een medewerker. Wij verbergen dat niet en wij geven onze agents geen valse identiteit als mens. Vraag je expliciet naar een mens, dan wordt het gesprek doorgegeven aan een medewerker van het bedrijf dat de agent inzet.

Wat de agent met je bericht doet

Wat je typt of stuurt, gaat naar een taalmodel dat het antwoord opstelt. Meegestuurd worden: je bericht, de eerdere berichten in hetzelfde gesprek en de instructies van het bedrijf waarmee je contact opneemt. Je gesprek wordt niet gebruikt om modellen te trainen.

Gesprekken worden bewaard zolang het bedrijf dat de agent inzet ze nodig heeft om je verder te helpen, en daarna verwijderd. Wil je weten hoelang dat bij een specifiek bedrijf is, of wil je je gesprek laten wissen, neem dan contact op via de gegevens onderaan deze pagina.

Menselijk toezicht

De agent voert een gesprek, stelt vragen en plant afspraken in. Hij neemt geen beslissingen met juridische of vergelijkbaar zwaarwegende gevolgen voor jou. Een medewerker kan elk gesprek op elk moment overnemen en ziet alles mee. Ben je het oneens met een inschatting van de agent, dan heb je recht op een menselijke herbeoordeling.

Wat onze agents niet doen

• Geen emotieherkenning Wij leiden geen gemoedstoestand af uit stem, gezicht of tekst.
• Geen biometrische categorisering Wij verwerken geen gezichten, vingerafdrukken of andere biometrie.
• Geen deepfakes of nagemaakte stemmen Onze agents typen tekst. Zij imiteren geen bestaande personen in beeld of geluid.
• Geen verborgen beïnvloeding Geen misleidende technieken, geen misbruik van kwetsbaarheid, geen scoring van mensen als persoon.

Kennis van zaken

Artikel 4 van de AI-verordening vraagt dat wie AI levert of inzet, voldoende kennis heeft van wat het systeem doet en waar het misgaat. Ons team wordt daarop opgeleid en elke klant krijgt bij de oplevering uitleg over wat de agent wel en niet kan.

Iets fout gezien?

Antwoordt een agent verkeerd, of ging er iets mis, laat het ons weten via het contactformulier. Wij bekijken het gesprek en passen aan waar nodig. Je kan ook altijd klacht neerleggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gegevensbeveiliging

Wij nemen gegevensbeveiliging zeer serieus. Uw informatie wordt beschermd met industrienormen, waaronder encryptie, beveiligde servers en toegangscontroles.

Hoewel wij passende maatregelen nemen, is geen enkele methode van online overdracht of elektronische opslag 100% veilig. Wij kunnen daarom geen absolute veiligheid garanderen.

Delen van gegevens met derden

Wij verkopen of verhandelen uw persoonlijke gegevens niet. Wij kunnen gegevens uitsluitend delen in de volgende situaties:

• Met betrouwbare externe dienstverleners die ons helpen bij websitebeheer, facturatie, hosting of ondersteuning van onze diensten
• Wanneer dit wettelijk verplicht is
• In geval van een fusie, overname of verkoop van bedrijfsactiva, waarbij gegevens kunnen worden overgedragen in het kader van bedrijfscontinuïteit

Alle externe partners zijn contractueel verplicht om uw gegevens te beschermen.

Cookies & trackingtechnologieën

Ons platform kan cookies, pixels of vergelijkbare technologieën gebruiken om:

• Uw voorkeuren te onthouden en de gebruikerservaring te verbeteren
• Websitegebruik en verkeerspatronen te analyseren
• Authenticatie en sessiebeheer te ondersteunen

U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen. Het uitschakelen van cookies kan echter bepaalde functionaliteiten beperken.

Uw rechten

Afhankelijk van uw locatie heeft u mogelijk het recht om:

• Uw persoonlijke gegevens in te zien, te corrigeren of bij te werken
• Verwijdering van uw gegevens te verzoeken
• U af te melden voor marketingcommunicatie
• Bepaalde vormen van gegevensverwerking te beperken of hier bezwaar tegen te maken

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens.

Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Eventuele wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd, met een bijgewerkte ingangsdatum. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te controleren.

Contact

Als u vragen heeft over dit privacybeleid of over hoe wij uw gegevens verwerken, kunt u contact opnemen via:

E-Mail: hello@helvaro.pro