Ein Termin, der nicht in Ihre Planung passt, ist keine Hilfe.
Die meisten Buchungssysteme setzen einen Kunden in ein Ein-Stunden-Kästchen, egal ob es ein Reifenwechsel oder ein Zahnriemen ist. Danach darf Ihr Werkstattleiter es geradebiegen. Dieser Agent weiß, wie lange eine Arbeit dauert, bevor er etwas zusagt.
Online buchen funktioniert erst, wenn die Dauer stimmt.
Eine Untersuchung dauert anderthalb Stunden. Eine große Inspektion einen halben Tag. Eine Kupplung anderthalb Tage, und Sie brauchen dafür eine Hebebühne, die zwischendurch nicht für etwas anderes gebraucht wird. Ein Kalender mit Ein-Stunden-Kästchen kennt diesen Unterschied nicht.
Die Folge ist bekannt. Der Kunde bucht etwas online, die Werkstatt sieht es, und jemand muss zurückrufen, um es zu verschieben. Dann hätten Sie es genauso gut gleich telefonisch machen können, und obendrein haben Sie einen Kunden, der sich umsonst gefreut hat.
Ein Termin ist erst dann etwas wert, wenn Ihr Mechaniker an diesem Morgen damit rechnen kann.
- Zurückrufen, um zu verschieben, kostet mehr Zeit als den Termin selbst einzuplanen.
- Eine Arbeit, die sich hinzieht, schiebt den Rest des Tages vor sich her.
- Ihr Werkstattleiter beginnt dem System zu misstrauen und plant wieder von Hand.
Was das System tut.
Erst klären, worum es geht, dann erst einen Zeitpunkt nennen.
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01
Zuerst die Arbeit bestimmen
Wofür das Auto kommt. Untersuchung, Inspektion, Reparatur, Reifen, Schaden oder etwas, das erst angesehen werden muss. Solange das unklar ist, wird kein Zeitfenster genannt.
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02
Die richtige Dauer dazu
Sie legen selbst fest, wie lange jede Art Arbeit bei Ihnen dauert. Der Agent nutzt diese Dauer, nicht eine Standardstunde, die zufällig in einen Kalender passt.
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03
Schauen, was wirklich frei ist
Ein Zeitfenster wird nur angeboten, wenn Platz für die ganze Arbeit da ist und der nötige Platz frei ist. Eine halbe Hebebühne zu buchen ist kein Buchen.
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04
Warten oder bringen
Wer wartet, braucht einen Vormittagstermin und eine Arbeit von höchstens zwei Stunden. Wer bringt, kann den ganzen Tag. Diese Frage kommt vorab, nicht am Tresen.
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05
Fixieren und bestätigen
Der Termin geht in die Planung, der Kunde erhält eine Bestätigung mit dem, was er mitbringen muss, und wie lange es dauert.
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06
Was nicht passt, geht an einen Menschen
Eine unbekannte Beanstandung, ein Oldtimer, etwas, das erst angesehen werden muss. Das geht an Ihren Werkstattleiter, mit dem Gespräch dabei.
Ein Gespräch, das dabei herauskommt.
Ein Beispiel, keine Aufnahme eines Kunden. Den Ton bestimmen Sie selbst, dies ist unserer.
Eine Planung, auf die sich Ihr Mechaniker verlassen kann.
Weniger Verschiebungen
Weil die Dauer vorab stimmt, muss hinterher viel weniger telefoniert werden, um etwas zu verschieben.
Wartende am richtigen Platz
Wer wartet, bekommt einen Vormittagstermin und eine kurze Arbeit. Das verhindert einen Warteraum voller Leute, die bis drei Uhr sitzen bleiben.
Auch außerhalb der Öffnungszeiten buchen
Ein Kunde, der um zehn Uhr abends etwas regeln will, kann das. Die Planung, die am nächsten Morgen bereitsteht, stimmt.
Ihr Empfang macht es nicht mehr
Einplanen ist die Arbeit, bei der immer etwas dazwischenkommt. Es ist auch die Arbeit, die sich am besten in Regeln fassen lässt.
Kein loses Hilfsmittel.
Dieser Agent ist die Stelle, an der fast alle anderen Abläufe münden. Eine HU-Erinnerung, ein verpasster Anruf und ein angenommenes Angebot enden alle in einem Termin.
- HU-ErinnerungLiefert die Untersuchungen, die hier ein Zeitfenster bekommen.
- Verpasste AnrufeHolt Anrufer zurück, die sonst weg wären.
- ErsatzwagenOrganisiert den Ersatzwagen, der zu einer längeren Arbeit gehört.
Was dieser Agent nicht tut.
- Er stellt keine Diagnose. Bei einer unbekannten Beanstandung plant er Zeit zum Schauen ein, keine Reparatur.
- Er verschiebt keine bestehenden Termine, um Platz zu schaffen.
- Er bucht nichts außerhalb der Grenzen, die Sie selbst gesetzt haben, auch nicht wenn der Kunde drängt.
- Ohne Anbindung an Ihre Planung arbeitet er mit dem Kalender, den Sie ihm geben, und nicht mit einem Paket, das noch nicht angebunden ist.
Erst die Arbeit. Dann erst ein Zeitfenster.
Zwanzig Minuten mit Ihren eigenen Zahlen. Wir zeigen, was dieser Ablauf bei Ihnen tun würde, oder warum Sie besser mit einem anderen anfangen.
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