Een afspraak die niet in je planning past, is geen hulp.
De meeste boekingssystemen zetten een klant in een vakje van een uur, ongeacht of het een bandenwissel is of een distributieriem. Daarna mag je werkplaatschef het rechtzetten. Deze agent weet hoelang een klus duurt voor hij iets belooft.
Online boeken werkt pas als de duur klopt.
Een keuring is anderhalf uur. Een grote beurt is een halve dag. Een koppeling is anderhalve dag en je hebt er een brug voor nodig die niet ondertussen voor iets anders nodig is. Een agenda met vakjes van een uur kent dat verschil niet.
Het gevolg is bekend. De klant boekt iets online, de werkplaats ziet het, en iemand moet terugbellen om het te verzetten. Dan had je het net zo goed meteen telefonisch kunnen doen, en heb je bovendien een klant die zich voor niets verheugd had.
Een afspraak is pas iets waard als je monteur er die ochtend op kan rekenen.
- Terugbellen om te verzetten kost meer tijd dan de afspraak zelf inplannen.
- Een klus die uitloopt, duwt de rest van de dag voor zich uit.
- Je werkplaatschef gaat het systeem wantrouwen en plant weer met de hand.
Wat het systeem doet.
Eerst uitzoeken wat het is, dan pas een moment noemen.
-
01
Eerst de klus bepalen
Waar komt de auto voor. Keuring, beurt, reparatie, banden, schade of iets dat eerst bekeken moet worden. Zolang dat niet duidelijk is, wordt er geen tijdslot genoemd.
-
02
De juiste duur erbij
Je legt zelf vast hoelang elk soort klus bij jou duurt. De agent gebruikt die duur, niet een standaard uur dat toevallig in een agenda past.
-
03
Kijken wat er werkelijk vrij is
Een tijdslot wordt alleen aangeboden als er ruimte voor de hele klus is en de benodigde plek vrij is. Half een brug boeken is niet boeken.
-
04
Wachten of brengen
Wie wacht heeft een ochtendslot nodig en een klus van hooguit twee uur. Wie brengt kan de hele dag. Die vraag komt vooraf, niet aan de balie.
-
05
Vastzetten en bevestigen
De afspraak gaat in de planning, de klant krijgt een bevestiging met wat hij moet meenemen en hoelang het duurt.
-
06
Wat niet past, gaat naar een mens
Een onbekende klacht, een oldtimer, iets waar eerst naar gekeken moet worden. Dat gaat door naar je werkplaatschef, met het gesprek erbij.
Een gesprek dat hier uitkomt.
Een voorbeeld, geen opname van een klant. De toon zet je zelf, dit is de onze.
Een planning waar je monteur op kan bouwen.
Minder verzetten
Omdat de duur vooraf klopt, hoeft er achteraf veel minder gebeld te worden om iets te verschuiven.
Wachters op de juiste plek
Wie wacht, krijgt een ochtendslot en een korte klus. Dat voorkomt een wachtruimte vol mensen die tot drie uur blijven zitten.
Ook buiten openingsuren boeken
Een klant die om tien uur ’s avonds iets wil regelen, kan dat. De planning die de volgende ochtend klaarstaat, klopt.
Je balie doet het niet meer
Inplannen is het werk waar telkens iets tussen komt. Het is ook het werk dat zich het best laat vastleggen in regels.
Geen los hulpje.
Deze agent is de plek waar bijna alle andere werkstromen uitkomen. Een APK-herinnering, een gemiste oproep en een offerte die ja wordt, eindigen allemaal in een afspraak.
- APK-herinneringLevert de keuringen aan die hier een tijdslot krijgen.
- Gemiste gesprekkenBrengt bellers terug die anders weg waren.
- LeenautoRegelt de leenauto die bij een langere klus hoort.
Wat deze agent niet doet.
- Hij stelt geen diagnose. Bij een onbekende klacht plant hij tijd om te kijken, geen reparatie.
- Hij verschuift geen bestaande afspraken om ruimte te maken.
- Hij boekt niets buiten de grenzen die je zelf hebt gezet, ook niet als de klant aandringt.
- Zonder koppeling met je planning werkt hij op de agenda die je hem geeft, en niet op een pakket dat nog niet gekoppeld is.
Eerst de klus. Dan pas een tijdslot.
Twintig minuten op je eigen cijfers. We laten zien wat deze werkstroom bij jou zou doen, of waarom je beter met een andere kunt beginnen.
Plan een demo