De werkstromen

Tien agents. Eén systeem eronder.

Dit is geen winkel met tien losse producten. Het zijn tien werkstromen binnen hetzelfde systeem: ze delen hetzelfde geheugen, schrijven naar dezelfde planning en tellen op in hetzelfde overzicht. Je zet aan wat je nodig hebt en laat de rest uit.

Plan een demo Zo zit het systeem in elkaar

Waarom dit samenhangt

Tien losse hulpmiddelen worden nooit een proces.

Je kunt voor elk van deze taken een aparte aanbieder vinden. Dan heb je tien abonnementen, tien inboxen en nul overzicht.

Eén geheugen

Een correctie die je één keer maakt, geldt daarna voor elke agent. De APK-agent weet dat dezelfde klant gisteren belde over zijn remmen.

Eén planning

Alles komt uit op hetzelfde tijdslot in dezelfde agenda. Geen twee agents die dezelfde ochtend aan twee mensen beloven.

Eén overzicht

Wat er binnenkwam, wat eruit kwam en wat er nog openstaat, staat op één scherm. Niet verdeeld over tien dashboards.

Eén stel afspraken

Wat een agent zelf mag doen en wat eerst langs jou gaat, zet je één keer. Dat geldt daarna voor alles wat er draait.

Groep 1

Wat binnenkomt, opvangen.

Vijf werkstromen voor alles wat de klant zelf begint. Bellen, appen, een formulier invullen of schade melden.

03 · Gemiste gesprekken Een onbeantwoorde oproep krijgt binnen een minuut een bericht. Het enige gat waarvan je de omvang nu niet kent. 02 · Werkplaats inplannen Eerst uitzoeken wat de klus is, dan pas een tijdslot noemen. Met de duur die bij jouw werkplaats hoort. 06 · Onderdelen navragen Prijs en levertijd worden opgezocht voordat er een datum wordt beloofd. Geen auto op de brug zonder onderdeel. 07 · Leenauto De vraag die elke grote klus ophoudt, beantwoord op het moment dat hij gesteld wordt. 08 · Schade-intake Foto's, kenteken, verzekeraar en toedracht binnen voordat de auto voorrijdt.

Groep 2

Zelf aankloppen, op het juiste moment.

Vier werkstromen die werken met wat je al hebt: je eigen bestand, je eigen vervaldatums en je eigen openstaande offertes.

01 · APK-herinnering Zes weken voor de vervaldatum een bericht met een datum erin, niet met een verzoek om te bellen. 10 · Onderhoudsbeurt Op kilometers of op datum. De klant die je vergeten was, wordt herinnerd voordat hij ergens anders belandt. 04 · Offerte-opvolging Drie contactmomenten na een prijsopgave. Het rekenwerk is al gedaan, dus wat alsnog ja wordt is bijna volledig marge. 09 · Bandenwissel Beginnen in september in plaats van in de week van de eerste vorst. Dezelfde omzet, over vier weken verdeeld.

Groep 3

De afspraak vasthouden.

Een geboekte afspraak is nog geen auto op de brug. Deze werkstroom zit vast aan alles wat de andere negen inplannen.

05 · No-shows Bevestigen, herinneren, verzetten waar het moet, en het vrijgekomen tijdslot meteen aanbieden aan iemand die wacht.

Advies

Begin met één.

Alles tegelijk aanzetten klinkt efficiënt en werkt zelden. Je weet dan niet wat er werkt, je team raakt het overzicht kwijt en de eerste fout in één werkstroom zet je hele bedrijf op scherp. Eén aanzetten, vier weken meten, dan de volgende.

Weet je niet waar te beginnenDan is het gemiste gesprekken, omdat je daar meteen ziet hoe groot het probleem is.
Heb je een rustige werkplaatsDan APK-herinnering, want die lijst ligt er en vult je lege weken.
Gaan er veel offertes de deur uitDan offerte-opvolging, want daar zit de marge die al betaald is.

Plan een demo Reken het eerst uit

Welke werkstroom past bij jou?

In twintig minuten kijken we naar wat er bij jou binnenkomt en waar het blijft liggen. Daar komt meestal vanzelf uit waar je moet beginnen.

Plan een demo