Los flujos de trabajo

Diez agentes. Un sistema debajo.

Esto no es una tienda con diez productos sueltos. Son diez flujos de trabajo dentro del mismo sistema: comparten la misma memoria, escriben en el mismo planning y suman en la misma vista. Enciendes lo que necesitas y dejas el resto apagado.

Agenda una demo Así está montado el sistema

Por qué esto va junto

Diez herramientas sueltas nunca se convierten en un proceso.

Puedes encontrar un proveedor distinto para cada una de estas tareas. Entonces tendrás diez suscripciones, diez bandejas de entrada y cero visión de conjunto.

Una sola memoria

Una corrección que haces una vez vale después para todos los agentes. El agente de ITV sabe que ese mismo cliente llamó ayer por sus frenos.

Un solo planning

Todo desemboca en la misma franja de la misma agenda. No hay dos agentes prometiendo la misma mañana a dos personas.

Una sola vista

Lo que entró, lo que salió y lo que sigue abierto está en una sola pantalla. No repartido en diez paneles.

Un solo conjunto de reglas

Lo que un agente puede hacer por su cuenta y lo que pasa antes por ti se define una sola vez. Después vale para todo lo que está en marcha.

Grupo 1

Recoger lo que entra.

Cinco flujos para todo lo que inicia el propio cliente. Llamar, escribir, rellenar un formulario o declarar un siniestro.

03 · Llamadas perdidas Una llamada sin responder recibe un mensaje en menos de un minuto. El único agujero cuyo tamaño ahora mismo desconoces. 02 · Planificación del taller Primero averiguar cuál es el trabajo, solo después nombrar una franja. Con la duración que corresponde a tu taller. 06 · Consulta de recambios Se consultan precio y plazo antes de prometer una fecha. Ningún coche en el elevador sin pieza. 07 · Coche de cortesía La pregunta que frena cada trabajo grande, resuelta en el momento en que se hace. 08 · Registro de daños Fotos, matrícula, aseguradora y circunstancias recibidas antes de que llegue el coche.

Grupo 2

Llamar tú a la puerta, en el momento adecuado.

Cuatro flujos que trabajan con lo que ya tienes: tu propio fichero, tus propias fechas de caducidad y tus presupuestos pendientes.

01 · Recordatorio de ITV Seis semanas antes de la fecha de caducidad, un mensaje con una fecha dentro, no con una petición de llamar. 10 · Revisión Por kilómetros o por fecha. El cliente que habías olvidado recibe un recordatorio antes de acabar en otro sitio. 04 · Seguimiento de presupuestos Tres contactos después de un presupuesto. El trabajo de cálculo ya está hecho, así que lo que acaba en sí es casi todo margen. 09 · Cambio de neumáticos Empezar en septiembre en vez de en la semana de la primera helada. La misma facturación, repartida en cuatro semanas.

Grupo 3

Retener la cita.

Una cita reservada todavía no es un coche en el elevador. Este flujo está unido a todo lo que planifican los otros nueve.

05 · Citas no presentadas Confirmar, recordar, cambiar cuando haga falta y ofrecer enseguida la franja liberada a alguien que espera.

Consejo

Empieza por uno.

Encenderlo todo a la vez suena eficiente y casi nunca funciona. Así no sabes qué funciona, tu equipo pierde la visión de conjunto y el primer fallo en un flujo pone en guardia a toda la empresa. Enciende uno, mide cuatro semanas, luego el siguiente.

¿No sabes por dónde empezar?Entonces son las llamadas perdidas, porque ahí ves enseguida cómo de grande es el problema.
¿Tienes el taller tranquilo?Entonces el recordatorio de ITV, porque esa lista ya existe y llena tus semanas vacías.
¿Salen muchos presupuestos?Entonces el seguimiento de presupuestos, porque ahí está el margen que ya has pagado.

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¿Qué flujo de trabajo encaja contigo?

En veinte minutos miramos qué entra en tu taller y dónde se queda parado. De ahí suele salir solo por dónde conviene empezar.

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